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06 Avr 2023
MANUEL DE PROCEDURES
MANUEL DE PROCEDURES
Le manuel de procédures est un document qui formalise les données liées aux procédures de l’entreprise en question (les actions, les responsables, les risques…)
La définition d’un manuel de procédures
Le manuel de procédure est composé de la description formelle et ordonnée des activités et des opérations. L’objectif principale est de rendre les informations internes d’une entreprise cohérentes, fiables, accessibles, crédibles et pertinentes.
Il précise dans son contenu :
- Les différentes tâches
- Les modalités d’exécution des tâches
- Les rôles et les responsabilités de chaque acteur
- L’ensemble des procédures nécessaires pour la gestion administrative, financière, comptable, opérationnelle et technique
- Les moyens de contrôle pour chaque étape du système d’informations.
Le manuel de procédures est considéré comme un référentiel de communication. La rédaction Manuel des procédures permet à chaque acteur d’exécuter ses activités avec une parfaite connaissances et compréhension des responsabilités, des contraintes et des risques préexistantes.
Il est considéré comme un référentiel de formation. Il sert comme un guide de formation pour les nouveaux recrutées dans un département quelconque. Il leur permet de se familiariser rapidement avec leurs nouvelles responsabilités. Il s’agit d’un support écrit pour l’exécution de leurs actions quotidiennes.
Il est considéré comme un référentiel de gestion. Il donne une vision générale sur tous les aspects de la gestion d’une entreprise et sur l’intégrité des composantes élémentaires de son système d’informations. Le manuel de procédures a donc un rôle de planification, supervision et de contrôle.
Il est considéré comme un référentiel de planification. Il donne les instructions de planification et de l’utilisation des moyens mis à la disposition des services. La planification est exploitée lors de l’élaboration du budget annuel alloué aux activités
Enfin, Le manuel de procédures est considéré comme un référentiel d’information de gestion. Il permet à la direction générale et aux responsables de mieux analyser les informations et les résultats.
Comment concevoir un manuel de procédures efficace ?
Il existe certaines recommandations à suivre pour que le manuel de procédures soit pertinent et efficace à savoir :
- La mise en place d’un manuel de procédures doit être un travail collectif et participatif en impliquant les représentants et les différents acteurs des parties concernées.
- Diffuser d’une manière claire les objectifs et les arguments derrière la rédaction d’un manuel de procédures ainsi que les bénéfices de la rédaction de ce manuel pour chaque intervenant.
- Impliquer et guider les acteurs dans la rédaction des procédures liées à leurs activités
- Veiller sur l’uniformité des procédures des différentes activités
- Ce manuel doit avoir un langage simple et compréhensif, même forme et couleurs pour tous les acteurs et pour les nouveaux recrutés
- Il faut valoriser les procédures et les modes de fonctionnement actuels et de les remettre en question en cas de dysfonctionnement.
- Prendre en compte le système d’amélioration des procédures préexistantes
- La mise à jour continue et l’évolution du manuel des procédures dans le temps en cas de changement ou modification.
Le contenu du manuel des procédures
Le manuel de procédures doit répondre aux critères liés au fond, à la forme et aux support et canaux de diffusion. Ces derniers doivent être bien définis selon la structure interne de l’entreprise.
Un manuel de procédures efficace est un manuel qui est facilement accessible. Cette dernière est la clé du succès d’un système. Le contenu du manuel des procédures doit répondre aux objectifs principaux précisés auparavant. Donc la structure du manuel de procédures doit être claire, sa forme doit être adaptée aux habitudes des acteurs de l’entreprise.
Les activités à traiter sont présentées dans le manuel de procédures de la façon suivante :
- Le cycle : correspond à l’activité concernée
- La procédure/ sous-procédure : désigne l’ensemble des activités à traiter dans chaque cycle
- Opération : est l’activité concernée par le traitement, les opérations sont numérotées selon leurs natures pour chaque procédure
Le manuel de procédures contient les principaux éléments liés au circuit de traitement des actions. Il indique dans son contenu les éléments suivants : Quoi, Qui, Quand, Où et Comment.
- Les actions à faire
- Les rôles et responsabilités
- Les différentes étapes de traitement
- Les lieux de réalisation
- Les modes d’exécution
Le manuel de procédures contient principalement les parties suivantes :
- Le sommaire du manuel qui rappelle la structure et les éléments contenus dans le manuel des procédures
- L’introduction générale qui se trouve à l’entête. Elle présente les objectifs de la mise en place du manuel des procédures et explique la structure générale du document. Elle donne également les indications pratiques pour la recherche de l’information dans le manuel
- Le corps du manuel des procédures, il est consacré à la grande partie du contenu du manuel. Il regroupe l’ensemble des fiches de procédures. Pour chaque procédure, on trouve la description, les diagrammes de flux, les fiches de descriptives des actions.
- La dernière partie est consacrée pour les documents annexes à savoir les tables de données, les illustrations, des tableaux complémentaires. Elle peut contenir également une partie consacrée pour la définition des termes techniques utilisés dans le manuel.
L’élaboration d’une fiche de tâches permet de donner une description narrative et complète des activités à réaliser par chaque acteur. Elle donne pour chaque activité, les intervenants et les directions concernées. Ces fiches facilitent la compréhension de l’enchainement du travail entre les intervenants tout en indiquant les intrants et les extrants, c’est-à-dire ce qu’ils reçoivent et ce qu’ils transmettent.
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